企业在进行间接采购时需要注意什么事项?

间接采购(indirect purchasing)是指除了生产原材料外其他辅助生产和公司运营所产生的采购项目。除了传统意义上的MRO(Manufacturing Repair Maintenance)外,间接采购还包括行政采购项目,如车队、餐厅、警卫、绿化、文具等。

1、订单计划

订单计划就是采购计划,是根据产品需求状况、生产计划、库存容量(包括生产线吸纳情况)来制定的。

2、认证准备

认证的职责是为了建立有效的采购环境,当物品的需求计划下达时,需方企业应尽快寻找合适的供应商并对其进行筛选确认,包括技术测评和商务条款的制订、谈判、签约、检验等准备工作。

3、选择中间商

根据已有物品供货信息及市场调查情况,实行比质比价评估,选择性能价格比最佳的流通企业或中介组织作为供货方。

4、签订合约

根据自己对物品的需求、库存情况、结算能力,签订有利于自己并得到中间商认可的合同,注意对物品适时、适量、适质、适价、适地的把握和理解。

5、过程监督查询

为了保证所需物品及时送达,满足生产和最终客户的需要,对供货进度和过程要有一个清楚的了解和必要的监督,以防意外的情况出现,影响本单位生产,造成缺货损失。

6、接收检验

当中间商将所需物品按要求送达时,应做好接收、检验准备工作,包括搬运、检验、库位与库容、帐本单据等方面的准备。

7、入库管理

接收检验工作完成后,应及时的办理入库手续,并将物品存放到指定的地点,进行妥善的保管,还应将到货情况按管理要求反馈给有关单位和人员。

8、付款操作

物品入库后,应办理相关的手续。当品种、规格、厂家、数量、价格、进度等指标得到确认后,可办理结算手续,支付中问商货款。

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